Алексей Ивашкин, начальник департамента управления делами ОАО "РЖД"

Вопрос перехода на электронный документооборот – это веление времени, острая производственная необходимость, без чего невозможна эффективная деятельность компании. Поэтому ещё в 2005 году президент ОАО «РЖД» Владимир Якунин принял решение о разработке и внедрении этой формы работы.

На тот момент в ОАО "РЖД" функционировала разработанная в 90-х годах Автоматизированная система контроля исполнения документов (АСКИД), позволяющая регистрировать, учитывать документы, осуществлять справочную работу и контроль исполнения поручений. Система обслуживала центральный аппарат, а в части контроля исполнения была внедрена в управлениях железных дорог.

Файлы документов передаче в электронном виде не подлежали, для отправки их размножали, доставляли адресатам посредством почтовых отправлений, телеграфной, факсимильной, курьерской и фельдъегерской связью.

В отрасли делопроизводство было регламентировано соответствующей инструкцией и другими нормативными актами, стандартами работы с документами, обязательными для исполнения.

Четкая, отработанная технология работы с документами и легла в основу разработки Единой автоматизированной системы документооборота ОАО "РЖД" (ЕАСД). Функциональным заказчиком проекта стал департамент управления делами, определяющий организацию служебного документооборота в компании.

Был образован офис проекта из специалистов департаментов управления делами, информатизации и корпоративных процессов управления, Трансинформа, Главного вычислительного центра. После проведенных тендерных процедур подрядчиком выступило ЗАО "Текора".

Началась продолжительная совместная работа над созданием системы, от заказчиков постоянно поступали новые предложения, уточнения, замечания. Количество их достигало нескольких сотен.

В качестве пилотного полигона был выбран центральный аппарат ОАО "РЖД". В период с августа 2007 года по январь 2008 года работали в двух системах одновременно: в новой и дублировали в старой АСКИД.

В феврале 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию в департаментах и управлениях.

С внедрением системы был достигнут следующий эффект: исключены бумажные носители при переписке между подразделениями, работающими в системе; автоматизированы инструменты контроля в части исполнительской дисциплины, для удобства и наглядности световые индикаторы показывают состояние срока исполнения (зеленый, желтый, красный - срок истек), разработано более 15 форм различных отчетов по исполнительской дисциплине; уменьшено время согласования, визирования и подписания документов, общее информационное пространство позволяет быстро найти требуемый документ, а также проследить его историю (создание, согласование, визирование, подписание, регистрация, принятие решения, резолюция, исполнение поручений).

В 2011 году президент компании поставил задачу по сокращению бумажного документооборота в отрасли на 50% и утвердил план дальнейшего внедрения ЕАСД в подразделениях ОАО "РЖД".

Параллельно с тиражированием системы отрабатывается второе направление - оптимизация процессов документооборота, устранение дублирующих функций. Продолжается реформа отрасли, развиваются новые технологии, модернизируется техника - все эти изменения постоянно затрагивают и организацию электронного документооборота. Так, был дополнительно разработан модуль "Договорная работа" для оперативности и прозрачности согласования договоров и контроля за сроками согласования.

Для работы руководителей на выездных мероприятиях, в командировках разработан альтернативный упрощенный интерфейс ЕАСД, позволяющий работать в системе автономно, находясь в любой точке света, где есть Интернет. Можно отдавать поручения, подписывать документы. Сейчас этот модуль переводится на IPAD. По поручению президента в мобильном рабочем месте руководителя был создан функционал "Командировки, отпуска".

Также департамент инициировал проект по созданию электронного хранилища документов в ОАО "РЖД".

В настоящее время продолжается полномасштабное внедрение ЕАСД во всех филиалах, структурных подразделениях, их региональных подразделениях по утвержденному президентом ОАО "РЖД" плану работ. Разработана система для дочерних обществ, которая позволит обмениваться электронными документами, поручениями в рамках юридических полномочий.

Система хорошо зарекомендовала себя в дочерних обществах - Федеральной пассажирской компании, Федеральной грузовой компании и многих других. В остальных ДЗО функционирует по 1-2 рабочих места, на которые посылаются поручения руководства ОАО "РЖД" и отслеживается контроль их исполнения. В связи с тем что ЕАСД является объемной, гибкой и многофункциональной системой, каждое подразделение, дочернее общество или филиал может настроить ее под свои требования. К примеру, если какое-то предприятие не участвует в согласовании договоров, оно может эту функцию не использовать, при этом не нарушая всего процесса документооборота.

Дальнейшее внедрение ЕАСД во всех подразделениях компании, переход на подписание внутренних документов с применением Электронной цифровой подписи позволит отказаться от бумажных документов внутри компании, как этого требует президент ОАО "РЖД" Владимир Якунин.